Zur Dokumentation unseres Ken-Know-hows haben wir uns natürlich auch für ein digitales Tool entschieden – Notion. Unser Wissen, unsere allgemeinen Infos, Anleitungen zu bestimmten Aufgaben, unsere Strategie, Vorlagen, die Corporate ID, Tools und Kontakte sollten darin Platz finden. Das Niederschreiben solcher Infos ist sowohl wichtig für neue Mitarbeiter, die das Unternehmen und die Arbeitsweise kennenlernen sollen, aber zum anderen auch für alle anderen Mitarbeiter. Aufkommende Fragen können selbständig nachgeschlagen werden, ohne jemand anderes von seiner Arbeit abzulenken zu müssen.

Kurzum: In Notion dokumentieren wir alles, was:

• wir standardisiert und regelmäßig machen (Standards)
• was immer gleich ablaufen muss (Prozesse)
• was sich nicht ständig ändert und was wir häufiger brauchen (Informationen)

Alles andere dokumentieren wir hier nicht – das ist genauso wichtig!

• keine Toolanleitungen
• keine Aufgaben
• keine News

Notion ist also unser internes Handbuch, dass erklärt, wie unser Business funktioniert. Deshalb nutzen wir es zum Beispiel auch für das Onboarding neuer Mitarbeiter.

Über das Tool

Notion funktioniert quasi wie Wikipedia. Wenn du Hilfe brauchst, dann suchst du selbstständig im Tool nach einer Lösung. Gibt es noch keine Lösung, dann schreibst du selbst einen Artikel. In Notion hat bestenfalls schon jemand auf einer Seite alles zusammengefasst, was du suchst. Und wenn nicht, dann solltest du dich mit dem Thema befassen und eine Zusammenfassung schreiben. Dann ist eben dem Nächsten geholfen.

Das Tool bietet schon viele Vorlagen zur Strukturierung der Inhalte. Durch diese Vorlagen findet man sich schnell zurecht und das Anlegen neuer Einträge geht sehr schnell.

Grundlegende Infos ablegen

Gleich nach der Einführung von Notion haben alle grundlegenden Infos abgelegt. Wir haben ein Onboarding für neue Mitarbeiter erstellt, dazu in einem anderen Post mehr. Außerdem wurden alle Tools eingetragen mit einer kleinen Beschreibung, warum und wann wir das Tool nutzen. Die Unternehmensvision und Strategie fand schriftlich einen Platz, sowie Kontaktdaten aller Mitarbeiter und wichtiger Partner. Außerdem haben wir unsere Corporate Identity Unterlagen abgelegt, wie die Design-Vorlagen, unser Modell, das Logo, Schriften und Farbcodes.

Hier Beispiele, wie das bei uns aussieht.

Regelmäßige Pflege

Das System funktioniert allerdings nur, wenn das Tool regelmäßig gepflegt wird. Wir handhaben das ganze folgendermaßen. Zum einen pflegt jeder, der eine Information nicht findet, diese selbst ein. Auch das eigene Profil und die eigenen Kontaktdaten pflegt jeder selbst. Zum anderen dokumentieren wir neue Prozesse und Tools sofort, nachdem wir sie eingeführt haben. Sobald also ein neues Tool im Einsatz war und wir es als Standard einführen, schreibt meist der Mitarbeiter, der sich mit den neuen Tool befasst hat, einen entsprechenden Eintrag in Notion:

• Welches Tool wurde benutzt?
• Was kann es und wie funktioniert es?
• Welche Besonderheiten müssen beachtet werden?

Damit das ganze übersichtlich und verständlich bleibt, binden wir Videos und auch immer den Link zum Anbieter ein.