Home Office: so funktioniert’s

ADLX | Arbeitsweise | Home Office | Projektmanagement | Kunden

Das Thema Home Office – das heißt von zu Hause aus arbeiten – wird immer relevanter. Nicht im Büro zu arbeiten bedeutet, Strukturen müssen angepasst, die Kommunikation geändert und neue Anforderungen umgesetzt werden. Auch das ADLX-Team musste sich an die neuen Gegebenheiten im Home Office anpassen.

Sicherlich gibt es bei diesem Thema einige Stolpersteine, doch mit den richtigen Prozessen kann auch die Arbeit im Home Office zum Gewinn für ein Unternehmen werden. Wir haben – durch die Erfahrung aus der Heimarbeit – einiges dazugelernt. Unsere wichtigsten Erkenntnisse fassen wir in vier Punkten zusammen:

#1 Kommunikation ist das A&O

Was sich so leicht anhört, stellt für viele Unternehmen eine große Herausforderung dar. Kommunikation ist jedoch, gerade wenn die Mitarbeiter und Teams voneinander getrennt sind, wichtiger denn je.

Was heißt das in der Praxis?

Ein Beispiel: Firma XY führt Home Office ein und bittet die Mitarbeiter, sich bei Bedarf untereinander abzustimmen. Was passiert? Richtig: Jeder wählt den Kanal, den er oder sie bevorzugt. Dann schreiben manche Mitarbeiter über WhatsApp, andere wiederum beginnen täglich zu telefonieren und ein weiterer Mitarbeiter wartet tagelang auf eine Rückantwort auf eine Mail.

Was ist passiert? Hier wird zwar kommuniziert, jedoch ohne geregelten Prozess und ohne einen gewählten Kanal, welcher für alle Mitarbeiter gleich ist. Einfach nur „kommunizieren“ ist bei räumlicher Trennung keine Lösung. Was hilft? Es bedarf hier konkreter Termine, geregelte Prozesse sind gefragt, die genau definieren, wann und wo kommuniziert wird. Ein fester Kanal zur Kommunikation aller Mitarbeiter muss festlegt und auch klar kommuniziert werden. Die Mitarbeiter müssen die Möglichkeit haben, sich hier bewusst ausloggen zu können, um nicht 24/7 – Beispiel WhatsApp – verfügbar zu sein.

Was hat ADLX gemacht?

Wir haben unser Projektmanagement-Tool Asana noch intensiver genutzt als zuvor. Über dieses Tool tauschen wir uns auch aus, wenn wir im Büro sind. Der Kanal wurde – zum Home Office Beginn – als klares Kommunikationsmittel für alle definiert. So gingen keine Informationen verloren, jeder Mitarbeiter hatte Einblick in die Kommunikation der Anderen und nach Feierabend konnte man sich ausloggen und die Offline-Zeit genießen. Dabei ging nichts verloren, denn am nächsten Tag hatte man alle relevanten Informationen in einer digitalen Inbox.

#2 Ein Tool zur Organisation einführen

Kommunikation ist nur eines von vielen Prozessen. Auch andere Dinge wie zum Beispiel Projektabläufe, Fortschritte und Aufgaben müssen für alle gut sichtbar und erreichbar sein. Dies erreicht man, aufgrund der räumlichen Trennung, nur durch die Nutzung eines gemeinsamen Tools. Viele Unternehmen haben jedoch, gerade weil sie noch nie gezwungen waren, außerhalb eines gemeinsamen Büros zu arbeiten, kein funktionierendes Projektmanagement-Tool bzw. keine Variante, dieses online durchzuführen. Die Arbeit mit Klebezetteln und die direkte Kommunikation mit den Kollegen im Nachbarbüro funktioniert eben nur vor Ort.

Was hat ADLX gemacht?

Wie schon in Punkt #1 angesprochen ist unser Mittel der Wahl das Projektmanagement-Tool Asana. Hier sind nicht nur Prozesse und Aufgabenvorlagen hinterlegt, sondern auch To-Do-Listen jedes Mitarbeiters und diverse Automatisierungen. Wie das aussehen kann, sieht man am folgenden Beispiel:

ASANA | ADLX | Work | Home Office

Heute // Demnächst // Später: Aufgaben können vom Mitarbeiter – je nach Wichtigkeit – in verschiedene Kategorien unterteilt bzw. eingeordnet werden.

Innerhalb dieser Bereiche können individuelle Abschnitte erstellt und Aufgaben zugeordnet werden. Jeder kann selbst entscheiden, wie „sein Bereich“ aussehen soll – je nach individueller Arbeitsweise.

ASANA | ADLX | Work | Home Office

Das Beste daran: jeder Mitarbeiter hat die Möglichkeit – sofern er/sie über die notwendigen Rechte verfügt – in die Aufgaben der anderen Einsicht zu nehmen, neue Aufgaben zuzuweisen, alte Aufgaben abzuhaken, Projektfortschritte einzusehen und vieles mehr. Alle Mitarbeiter verwalten ihre Arbeit an einem Ort und kommunizieren hier. So wird Zeit gespart und unnötige Fragen vermieden, wodurch schlussendlich die Effizienz jedes Einzelnen gesteigert wird – im Büro genauso wie im Home Office.

Kurzum: Home Office ohne Projektmanagement ist wie ein Laptop ohne Tastatur: funktioniert nicht.

#3 Unbedingt offline gehen!

Eines der wichtigsten Themen, die wir im Home Office gelernt haben, ist es, auch mal nicht erreichbar zu sein. Denn Home Office verleitet dazu, den Laptop und das Handy permanent anzuhaben, keinen geregelten „Feierabend“ zu machen und am Schlimmsten 24/7 erreichbar zu sein.

Was heißt das konkret: Den Mitarbeitern muss kommuniziert werden, das die Zeiten genauso wie bisher weiterlaufen. Natürlich kann man – falls die Arbeitsweise dies ermöglicht – eine Stunde später anfangen und später aufhören. Man kann auch nachts arbeiten. Fakt ist, dass sich jeder im klaren sein muss, dass sich nichts an der normalen Arbeitszeit bzw. -länge ändert. Keiner muss 12 Stunden am Tag online und erreichbar sein, ganz im Gegenteil. Das Home Office und der geringere soziale Austausch erfordern eher kürzere Pausen sowie das bewusste Ausüben von Bewegung, was im Büro oft von ganz allein geschieht.

Was hat ADLX gemacht?

Nachgefragt! Regelmäßige Meetings, in welchen neben arbeits- und projektbezogenen Themen auch über Individuelles gesprochen wurde. Oftmals wurde hier deutlich, was gerade gut oder auch schlecht läuft. Dann konnte man gezielt am jeweiligen Problem ansetzen und Lösungsmöglichkeiten finden.

Ein Beispiel: Unsere Kollegin Franzi hat die Offline-Zeit zu Beginn des Home Office etwas unterschätzt bzw. vergessen, sich bewusst auszuloggen. Durch permanente Erreichbarkeit und immer „online sein“ war sie schnell an der körperlichen Grenze. Empfohlen und umgesetzt: Franzi hat jegliche Technik einen Tag lang ausgemacht und etwas unternommen. Einfach aber genial, denn danach war der Kopf wieder frei und Franzi konnte effektiv arbeiten.

#4 Arbeitsatmosphäre gewährleisten

Die richtige Atmosphäre muss auch in der Heimarbeit gewährleistet werden. Das heißt aber nicht nur einen ruhigen Ort mit gutem Internet zu wählen, sondern bei Bedarf auch einen zweiten Bildschirm aufzustellen oder einen besseren Bürostuhl zu kaufen.

Zu Beginn der Home Office Zeit sollte also abgeklärt werden, inwiefern von zuhause aus gearbeitet werden kann. Jeder Mitarbeiter hat andere Bedürfnisse und Anforderungen, die man berücksichtigen muss. Effizienz und Effektivität müssen auch in Home Office Zeiten gewährleistet werden, dies gehört zur Aufgabe des Unternehmens.

Was hat ADLX gemacht?

Alle aus dem ADLX-Team waren aufgefordert, sich Gedanken über die Situation in der Heimarbeit zu machen. Während manche Mitarbeiter bereits bestens ausgestattet waren, benötigten andere einen zweiten Bildschirm oder weitere Technik. Da gleich zu Beginn darüber gesprochen wurde, konnte die Arbeit im Home Office nahtlos fortgesetzt werden – und alle waren happy 🙂

So sieht es mittlerweile bei ADLX im Home Office aus…

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