Was bedeutet „onboarding“?

Für den ersten Eindruck wird es definitiv keine zweite Chance geben. Daher ist ein positiver Start für neue Mitarbeiter in das Unternehmen wichtig. In jedem Unternehmen sollte ein gut strukturierter Prozess vorhanden sein, damit der Start so reibungslos wie möglich abläuft.

Was genau bedeutet jetzt aber der Begriff Onboarding? Onboarding ist der systematische Einarbeitungsprozess neuer Mitarbeiter in das Unternehmen. Hierbei werden grundsätzlich die Aspekte Organisation, Technik und Mitarbeiter thematisiert.

Das Onboarding ist wichtig, damit sich die neuen Fachkräfte wohl fühlen, motiviert sind und von Beginn an gut integriert werden. Gelingt dies, wird schnell ein Team entstehen und man sieht, dass der Mitarbeiter sich gewinnbringend einsetzt.

Prozessentwicklung

Auch wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, einen guten Prozess für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter zu entwickeln. Für uns ist eine gute Zusammenarbeit und Kommunikation untereinander sehr wichtig. Das hängt auch damit zusammen, dass wir oft im Home Office arbeiten und hier sind diese beiden Aspekte entscheidend.

Um unsere neuen Mitarbeiter auch gleich mit unserem Tool vertraut zu machen, haben wir unseren Onboarding-Prozess in ASANA aufgebaut.

Wie schon oben erwähnt, sind die grundsätzlichen Aspekte Organisation, Technik und Mitarbeiter wichtig. Zu jedem dieser Bereiche haben wir also alle Infos herausgesucht, die für unsere Arbeit entscheidend sind. Wir haben aber versucht, uns möglichst kurz zu halten, damit der neue Mitarbeiter nicht gleich überfordert wird. Hier sollen wirklich nur die grundlegenden Aspekte einen Platz finden.

Das ADLX Onboarding

1. Herzlich Willkommen

Mit einem „Herzlich Willkommen“ sollte jeder neue Job beginnen. Hier haben wir Smileys und Gifs eingesetzt, damit der Start locker und mit einem Lächeln abläuft. Im Büro haben wir schließlich auch einen lockeren Umgang miteinander.

Entscheidend für eine Identifikation mit dem Arbeitgeber sind die vom Unternehmen gelebten Werte und Ziele. Diese haben wir mit Hilfe von Infografiken dargestellt. Dann wird das gesamte Team sowie wichtige Partner mit Fotos, Kontaktdaten und Hobbys vorgestellt.

Zum Abschluss durfte eine kleine Aufgabe natürlich nicht fehlen. Unser Rollcontainer neben den Flugzeugsitzen (die gibt es wirklich hier im Büro) ist von allen Mitarbeiter schließlich sehr begehrt.

2. Unser Arbeitsplatz

Hier werden unsere meist genutzten Tools vorgestellt sowie die Aufteilung und Struktur in unserer digitalen Dateiablage. Natürlich bekommt der neue Mitarbeiter auch Unterstützung bei der Einrichtung des zentralen Druckers hier im Büro.

3. Gut zu wissen

Als nächstes kommunizieren wir ein paar grundlegende Dinge, die uns bei unserer Arbeitsweise sehr wichtig sind und von welchen unser neuer Mitarbeiter definiert gehört haben sollte. Neben den Infos erfährt der Mitarbeiter auch, mit welchen Tools er sich ggf. aktiv beteiligen kann. Wo es passt gibt es auch gleich eine kleine Aufgabe zu erledigen, damit das Gelernte gleich in die Praxis umgesetzt wird.

4. Was wir so tun

In diesem Bereich wird unser zentraler Arbeitsprozess thematisiert. Wie verwalten wir unsere Aufgaben? Welches Tool nutzen wir und welche Projekte sind wichtig von Anfang an zu kennen? Einen Teil der Tools kennt der neue Mitarbeiter schon, denn er oder sie hat im Onboarding-Prozess schon damit gearbeitet. Durch die digitale Verwaltung aller Projekte ist es für Neue auch einfach, in laufende Projekte reinzuschauen und sich schnell ein Bild vom aktuellen Stand zu machen.

5. typische Probleme

„Der Drucker funktioniert nicht“, „Das Wlan ist zu langsam“, „Wir haben keine Süßigkeiten“ – Probleme wie diese treten fast täglich auf. Daher haben wir kurz erläutert, was dann zu tun ist, wenn genau diese Probleme wieder mal auftauchen. Natürlich beschreiben wir hier nicht jedes mögliche Problem. Wir zeigen anhand von Beispielen, wie wir mit Probleme und offenen Fragen umgehen und wie wir diese lösen. Diese Philosophie lässt sich dann auf alles andere übertragen.

6. eigene Anregungen

Dieser Bereich ist dazu da, aufkommende Fragen und Anmerkungen zu stellen, die dem neuen Mitarbeiter gerade im Kopf umher schwirren. Schließlich ist das immer erstmal viel Neues. Neue Mitarbeiter können direkt Fragen stellen. Oft bekommen wir hier auch Anmerkungen zu unserem Onboarding-Prozess und können diesen sofort verbessern.

7. Büroorga

Abschließend erhält der neue Mitarbeiter wichtige Infos zu den „offiziellen“ Wegen hier im Unternehmen. Hier kann man natürlich auch später jederzeit nachschlagen. Wichtig war uns auch, dass wir bei der Dokumentation dieser Themen unsere grundlegende Einstellung zeigen: Wir vertrauen Mitarbeitern und beschränken die Kontrolle auf das absolute Minimum.

EINen MENTOR AN DER SEITE HABEN

Neben dem eben beschriebenen Onboarding-Prozess hat jeder neue Mitarbeiter einen Mentor im Unternehmen, der jederzeit für Fragen zur Verfügung steht und offene Fragen klärt. So hat man von der ersten Minute an einen persönlichen Ansprechpartner und Kontakt, der das Einarbeiten und Einlagen erleichtert.

Feedbackgespräche

Das beste Onboarding bringt nichts, wenn nach ein paar Wochen alles „aus dem Ruder läuft“. Daher Arbeiten wir mit regelmäßigen Feedbackgesprächen, um Probleme zu besprechen und diese möglichst schnell zu beheben. Hier sollten natürlich nicht nur die Probleme angesprochen werden, sondern auch die positive Fortschritte oder Eindrücke. Auch diese gehören bei einem Feedbackgespräch dazu. Wir halten unsere Ergebnisse auch gerne schriftlich fest, um beim nächsten Gespräch, die Punkte reflektieren zu können. Es gibt spannende Erkenntnisse, wenn man später auf die eigenen Ziele schaut, die man vor einigen Monaten aufgeschrieben hat.