Papierloses Office

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Die Idee für ein papierloses Büro ist in aller Munde, wird aber selten konsequent umgesetzt. In den meisten Büros wird Tag für Tag Papier genutzt, beschrieben, gedruckt und schlussendlich weggeworfen. Auch wir bei ADLX sahen die immer voller werdenden Schreibtische, kleine Notizzettel an allen Ecken und Enden, und Berge von Papiermüll. Das größere Problem für uns war aber die Abhängigkeit von unserem Büro, denn die Zettel und Ausdrucke sind eben unterwegs und im Home Office nicht da.

Was also tun?

In Papier-Bergen unterzugehen und auf wichtige Informationen zu verzichten war für uns keine Option. Ganz im Gegenteil: Es sorgt für mehr Arbeit. Informationen liegen überall verteilt, sind nicht nach Priorität geordnet und werden vergessen. Also musste ein papier-reduziertes – oder noch besser – papierloses Office her.

Wir recherchierten und informierten uns über die verschiedenen Möglichkeiten, befragten andere Unternehmer und schauten uns Tools an.

Step #1 – Cloud-Speicher – alles an einem Ort

Viele Infos an vielen Stellen sind besonders dann ein Problem, wenn sie nur auf Papier stehen und somit schnell verloren gehen können.

Also beschäftigten wir uns mit Online-Speichermedien und fanden Gefallen an den Optionen, welche eine Cloud bietet. Wir entschieden uns für den Anbieter Dropbox und begannen, unsere digitalen Daten zentral abzulegen, damit wir von überall Zugriff darauf haben. Während das am Anfang noch etwas chaotisch und ziemlich unaufgeräumt aussah, haben wir mittlerweile Ordnerstrukturen entwickelt, welche uns die Suche nach relevanten Informationen erleichtern. Das sieht – in der obersten Ebene – so aus…

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Unser Feedback? Wir lieben es! Sicherlich war es eine Umstellung und wir müssen ehrlich zugeben: Hier und da speichern wir Daten n och lokal. Aber die Suche nach wichtigen Dingen ist mittlerweile ein Kinderspiel und keine Informationen gehen verloren. Das liegt auch daran, dass die Cloud auf allen Geräten abgerufen werden kann – egal ob Laptop, Handy oder Tablet.

Und es kommt noch besser: Die Cloud kann mitwachsen. Mehr Skalierung heißt immer auch mehr Mitarbeiter und mehr Informationen. Mit einem Cloud-Speicher ist das kein Problem, denn hier können nach Belieben mehr Mitarbeiter hinzugefügt werden und alle sind auf dem gleichen Informationsstand. Auch die Zuweisung von Zugriffsrechten ist einfach zu handhaben. So hat jeder Zugriff auf die relevanten Informationen – egal ob Mitarbeiter, Chef, Kunde oder Partner.

STEP #2 – Zettel abschaffen – IPAD und Stift

Das nächste Problem – wie machen wir in Meeting oder nach Telefonaten schnell Notizen? Wie allgemein üblich haben wir Notizen auf Zettel oder in ein Notizbuch geschrieben und diese später im Büro dann in ein Word-Dokument oder die Projektverwaltung zu übertragen. Das heißt doppelter Aufwand und doppelte Zeit.

Also schauten wir uns nach anderen Optionen um und entdeckten unseren persönlichen Game-Changer: Ein iPad mit Apple Pencil und die dazugehörige App GoodNotes. Wir nutzen die App um:

  • bei Meetings mitzuschreiben
  • schnelle Ideen zu speichern
  • Brainstormings zu dokumentieren
  • die Zusammenfassung eines Meetings grafisch aufzubereiten
  • …und für vieles mehr

Das tolle daran ist, dass sich diese digitalen Notizen mit allen Mitarbeitern teilen, an Kunden senden und ganz einfach in unsere Projektverwaltung hochladen lassen. Tschüß, ihr Zettel. Unsere Notizen sind jetzt digital und papierlos.

Live sieht das so aus:

Links sieht man die Notizen aus einem Meeting, rechts wurden neue Ideen für die grafische Aufbereitung entwickelt.

Step #3 – eigene Vorlagen

Im Laufe der Zeit bemerkten wir, dass wir bestimmte Dinge immer wieder ähnlich niederschreiben. Also suchten wir nach einer Struktur, um genau das abzubilden, und entdeckten die Möglichkeiten von Vorlagen für uns.

Wir begannen mit einfachen Notiz-Vorlagen im ADLX-Style.

Durch die Ergänzung des Logos und des „X“ im Hintergrund wirkt das Ganze professioneller und schafft einen Wiedererkennungswert. Außerdem können wir die Notiz nach einem Termin direkt an einen Kunden schicken. Die kleinen Punkte erleichtern das Schreiben.

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Anschließend entwickelten wir eigene Vorlagen für bestimmte Prozesse und Abläufe, die wir immer wieder brauchen.

Das Schöne daran: Alle finden es toll. Egal ob Kunde, Interessent oder Partner – jeder ist erstaunt über iPad und Stift und wir konnten bereits einige unserer Kollegen und Kunden zum Kauf anregen.

Alles, was digital erledigt werden kann, wird auch so gemacht. Wir haben noch kein vollständiges papierloses Office, aber wir suchen ständig nach weiteren Möglichkeiten, um Papier zu vermeiden.

Nur dann erreichen wir irgendwann unser Ziel: 100% PAPIERLOS 🙂

P.S. Natürlich machen wir auch unsere Buchhaltung papierlos, aber das beschreiben wir in einem anderen Artikel.

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