AUSWAHL DES TOOLS

Auf der Suche nach einem geeigneten Projektmanagement-Tool haben wir viel ausprobiert, analysiert und getestet. Alles begann mit der Nutzung des Tools Trello, welches – als das ADLX Team von einem auf zwei Mitarbeiter wuchs – nicht mehr ausreichte. Trello ist keinesfalls ein schlechtes Tool zur Organisation, nur leider erfüllte es den erforderlichen Zweck zur Arbeit im Team damals nicht. Also begaben wir uns auf die Suche nach einem neuen Anbieter, woraufhin wir schnell auf das in Deutschland entwickelte Programm MeisterTask stießen.

Dieses wurde – auch weil es so wunderbar grafisch und intuitiv war – zeitnah bei ADLX implementiert und für etwa ein Jahr genutzt. Dann begann die Skalierung, das Unternehmen wurde größer und wir mussten anfangen, Prozesse zu optimieren und vor allem zu automatisieren. Leider kamen wir mit MeisterTask schnell an die Grenze des Möglichen und mussten uns daher erneut auf die Suche nach einem neuen Tool begeben.

Nach langer Recherche auf Vergleichsseiten, Foren und Blogs, sowie dem Lesen vieler Nutzerrezensionen entschieden wir uns für das Tool Asana. Auch wenn die Grafik hier nicht der von MeisterTask glich, punktete das Tool durch die vielen Anwendungsmöglichkeiten und Automatisierungsoptionen.

EINFÜHRUNG

Also führten wir Asana im Unternehmen ein. Wir durchforsteten MeisterTask, löschten unrelevante und/oder längst erledigte Aufgaben, fassten wichtige Dinge zusammen und übertrugen diese in Asana.

Was hier wichtig ist: Man muss sich Zeit nehmen und sich diese für die Implementierung blocken.

Software zu installieren geht schnell, Inhalte zu ergänzen kann aber – je nach Umfang – von einem Tag bis hin zu einer Woche dauern. Auch wir blockten uns die nötige Zeit und fokussierten uns auf den Umzug der Daten. Aufgrund der vorher durchgeführten Sortierung der Aufgaben ging der Umzug verhältnismäßig schnell und innerhalb von zwei Tagen konnten wir voll auf Asana umsteigen.

PROZESSE DEFINIEREN

Eine Mitarbeiterin begann, sich intensiv in das Tool einzuarbeiten, um die Prozesse gezielt optimieren zu können. Heute haben wir etwa zehn verschiedene Prozess-Vorlagen, die wir für die verschiedenen Projekte einfach duplizieren und nutzen können.

Ein Beispiel, welches die Optik eines Kanban-Boards aufweist, ist das folgende:

Wie erkennbar geht es hier um einen Beratungsprozess, bei welchem nach Unterlagen, Projekt – und Beraterinfos unterschieden wurde. Innerhalb der einzelnen Aufgaben sind Abhängigkeiten festgelegt, dass heißt eine Aufgabe wird erst dann aktiviert, wenn die vorherige abgeschlossen ist. Der zuständige Mitarbeiter erhält dann eine Benachrichtigung – somit laufen die Prozesse fast von allein.

Die Implementierung dauert, die Prozesse zu bauen auch. Dennoch ist der geringere Zeitaufwand für die Organisation – vorausgesetzt man hat es einmal richtig gemacht – innerhalb kürzester Zeit erkennbar.

Was wir dabei gelernt haben?

Step by Step – alles fängt einmal klein an. Und so haben auch wir angefangen, zu Beginn die Freeware – das heißt die kostenlose Version – von Asana zu nutzen. Da wir das Tool und die verschiedenen Funktionen kaum kannten, haben wir uns erst einmal in Ruhe eingearbeitet.

Nachdem wir etwas mehr Durchblick hatten und uns besser auskannten, begannen wir ganz von allein, erste Ideen für die Prozessoptimierung zu entwickeln. Alles begann mit Regeln, mit welchen man automatisch Aufgaben zuweisen, verschieben oder abhaken kann. Da es diese in der kostenlosen Variante nicht gab, beschäftigten wir uns mit dem nächsthöheren, kostenpflichtigen Abo: Premium. Wir fanden Gefallen an den zusätzlichen Funktionen, hatten neue Ideen für unsere Organisation und schlossen das Abo daraufhin ab.

Im Rahmen der Skalierung des Unternehmens – wie bereits oben genannt – wuchs im Laufe der Zeit auch die Anzahl der Projekte. Und auf einmal benötigten wir, mehr denn je, eine geeignete Übersicht. Und auch die Regeln, welche uns damals voll überzeugt hatten, reichten in ihrem Funktionsumfang nicht mehr aus.

Also recherchierten wir erneut, welche Funktionen die nächste Abonnement-Option hat und erkannten schnell: Das ist genau das, was wir brauchen. Also wurden die Kosten erneut analysiert, kalkuliert und abgewogen, wie sinnvoll das Abo ist bzw. welche Vorteile es uns bietet. Kernargument bei diesem Schritt war der hohe Zeitaufwand, welcher vor allem durch die Suche nach Informationen entstand und mit Hilfe einer passenden Übersicht minimiert werden konnte. Und so kauften wir die Business-Variante von Asana, mit welcher wir unsere Prozesse bis in kleinste Detail individualisieren konnten. Einmal gemacht, wollen wir genau das nicht mehr missen und nutzen auch aktuell noch dieses Abonnement.

Die Botschaft des Ganzen: immer klein anfangen und nach Bedarf schauen, was man wirklich benötigt. Die Tools kosten viel Geld und dürfen daher nicht nur nice-to-have sein. Man muss sie wirklich aktiv nutzen und sich für eine sinnvolle Variante entscheiden. Was sinnvoll ist, hängt dabei ganz vom jeweiligen Unternehmen ab, dass heißt eine kostenlose Variante kann genauso viel bringen wie ein kostenpflichtiges Abo. Es kommt ganz darauf an, was man selbst daraus macht 🙂