Standardisierung von Projekt-Aufgaben

ADLX | Standard | Prozesse | Kundengewinnung | studentische Unternehmensberatung

ADLX ist im letzten Jahr rasch gewachsen. Immer dann, wenn ein Unternehmen wächst, müssen auch die Prozesse angepasst werden. Das kann auf verschiedene Arten erfolgen z.B. in dem man einen Prozess komplett erneuert, ihn an die neuen Gegebenheiten anpasst oder bestimmte Abläufe standardisiert.

Letzteres war unser Mittel der Wahl, denn besonders durch die Vergrößerung unseres Teams und die Arbeit im Home Office mussten Standards definiert werden.

Unser Ziel: Jeder Mitarbeiter muss die Abläufe kennen und sie von überall durchführen können.

Also begannen wir, unsere bisherigen Prozesse zu durchleuchten, um Standards für die wichtigsten Aufgaben zu definieren. Wir begannen bei unserer Vertriebsstrategie, welche wir bisher zwar immer nach ähnlichem Schema durchgeführt, aber nie als standardisierten Prozess definiert hatten.

Nach einigen Überlegungen entstand eine Vorlage, welche in unserem Projektmanagement-Tool Asana hinterlegt ist und so immer wieder verwendet werden kann.

ADLX Ablauf: Akquise-Plan

Projekt | Asana | ADLX | Standard | studentische Unternehmensberatung

Unser Akquise-Plan ist in drei Phasen unterteilt, welche wiederum verschiedene Unteraufgaben haben. Wenn wir ein Projekt durchführen, werden diese individuell an den verantwortlichen Mitarbeiter zugeteilt. Natürlich gibt es auch hier Abweichungen und hier und da werden Aufgaben ergänzt oder auch weggelassen. Grundsätzlich ist das Schema aber immer gleich, sodass es auch von neuen Mitarbeitern und Kollegen problemlos abgearbeitet werden kann.

Was wir schnell bemerkten: Hat man einmal ein Schema gebaut, entdeckt man immer mehr Prozesse und Aufgaben, die man standardisieren kann.

Das war bei uns vor allem in Bezug auf das Erstellen neuer Landing-Pages der Fall. Diese hatten wir bis dato zwar fast immer mit dem selben Tool gebaut, aber keinen Standard definiert.

Landing-Pages mit WordPress, Astra & Elementor

Landing-Pages bauten wir auch in der Vergangenheit immer mit dem Content-Management-System (kurz: CMS) WordPress, was zwar nirgendwo aufgeschrieben, dennoch aber unser Standard war bzw. auch heute noch ist. In Verbindung mit WordPress probierten wir verschiedene Themes (vorgefertigte Designs) aus und fanden schlussendlich Gefallen am Theme Astra in Verbindung mit dem Webseiten-Editor Elementor.

ADLX | Standard | Kundengewinnung | WordPress | studentische Unternehmensberatung

Warum das unser Standard wurde? Weil es einfach einfach ist. Elementor ähnelt einem Lego-Baukasten und ermöglicht es uns, schicke Websiten in kurzer Zeit zu erstellen – ohne jegliche Programmierkenntnisse. Durch das System mit Blöcken und verschiedenen Vorlagen (siehe links auf dem Screenshot) können sich auch neue Mitarbeiter schnell einarbeiten und das Tool verstehen.

Wie genau das aussieht, wenn wir eine Seite mit Astra und Elementor bauen, kann man auf montag-bgf.de sehen.

Und natürlich optimieren und entwickeln wir uns immer weiter. Auch unsere Vorlagen, über welche man hier mehr erfährt, stammen aus der Standardisierung unserer Prozesse. Ebenso verschiedene Tools, deren Nutzung wir als Standard festgelegt haben:

  • Dropbox: Alle Daten und Informationen werden hier gespeichert.
  • Notion: Unsere Wissensdatenbank, in welcher wir unsere Standards und Prozesse hinterlegen.
  • Spark: Als intelligenten Mail-Client.
  • Asana: Hier verwalten wir unsere Projekte – siehe oben – und kommunizieren miteinander.
  • Bitrix: Mit diesem Tool (CRM) verwalten wir die Kundendaten und schreiben Rechnungen.
  • Crello: Damit bauen wir Marketing-Unterlagen für Websiten, Social Media & Co.
  • Keynote: Für die Präsentation der Ergebnisse beim Kunden.

…alle genauen Infos und Details stehen in unserer Wissensdatenbank Notion und sind so für alle zugänglich.

Der größte Benefit: Der Zeitaufwand wird geringer 🙂 Natürlich ist es toll, dass neue Mitarbeiter oder Kollegen unsere Prozesse schnell nachvollziehen und abarbeiten können. Der größte Vorteil ist jedoch, dass wir dadurch ein hohes Maß an Zeit einsparen, weil jeder einem vordefinierten Schema folgt.

Das merken wir täglich. Unser Ziel für die Zukunft: Noch mehr Standards festlegen, damit wir schlussendlich mehr Zeit für das Abarbeiten und weniger Zeit für die Organisation aufwenden.

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